SUIPRO :  Gestion de projet

Un projet est la somme des actions à réaliser pour atteindre un résultat défini dans des délais fixés.  Le temps de sa réalisation éphémère,  il fait intervenir à la fois des moyens humains et matériels. Par conséquent il génère un coût, et les moyens déployés pour le concevoir vont donc faire l’objet d’une budgétisation.
La contrainte majeure dans la réalisation d’un projet tient surtout de la multiplicité et de la distinctivité de ceux qui y participent. Ainsi, il convient de s’assurer tout au long du processus d’élaboration du projet que celui-ci est toujours conforme aux attentes spécifiques du client. L’ensemble des actions doivent donc être menées de façon rigoureuse et précise.
Une autre difficulté découle du manque de repères. En effet, le projet n’a pas d’antériorité  au sein de l’entreprise du fait de son aspect novateur. Mais l’inverse est aussi vrai, puisque s’il a un historique, il sera difficile de ne pas prendre en compte les solutions qui ont déjà été apportées, mais de faire un focus sur les nouveaux besoins pratiques.

L’application SUIPRO est un outil de suivi financier des projets. C’est un outil idéal pour les entreprises de prestation de services. Tous les consultants, intervenants saisissent un compte rendu d’activité. Les temps passés sont rapprochés du temps prévu et de la proposition commerciale. Après un arbitrage, l’application génère la facturation et des statistiques diverses.

Description de l’application

Gestion du calendrier
Un suivi de projet est avant une gestion du temps, nous trouvons ainsi un premier menu qui nous permet de générer le calendrier de l’entreprise.

• Gestion des jours fériés fixes
• Calcul des jours fériés mobiles
• Saisie des congés annuels de l’entreprise

Gestion de l’équipe
L’étape suivante consiste à gérer l’équipe. Chaque collaborateur est enregistré avec son coût ramené à la journée (salaire + charges sociales + frais divers) ainsi que le prix de journée souhaité.

La gestion des absences prévues et imprévues est également très importante pour arriver à un planning des disponibilités du collaborateur

Gestion des tiers
Saisie des tables de base :

• Liste des sociétés / établissements intervenants dans les projets
• Liste des clients
• Liste des sous-traitants
• Liste des fournisseurs de matériel

Analyse et découpage du projet
Suite à l’analyse, le responsable du projet liste les tâches nécessaires à la réalisation de ce dernier. Les tâches sont elles-mêmes découpées en étapes. Chaque étape est affectée à un collaborateur ou à un sous-traitant. L’étape antérieure est également enregistrée de manière à pouvoir gérer les relations d’antécédence et de succession et à jalonner le projet.

Les tâches et les étapes sont valorisées en terme de coût et de chiffre d’affaires de manière prévisionnelle de part l’affectation du collaborateur. Après négociation globale du projet par les commerciaux, une valorisation arrière des tâches et étapes est effectuée.

En cas de besoin, le responsable du projet peut également affecter l’achat de matériels. Ce dernier est également pris en compte dans la valorisation.

Saisie du temps passé
En cours de projet, les collaborateurs saisissent leurs interventions. Chaque action est affectée à une tâche et une étape. Le temps passé est cumulé de manière à valoriser au coût réel. Le collaborateur peut, s’il en a le privilège considérer l’action comme non facturable.

Le collaborateur peut enregistrer, le cas échéant, sur la fiche ses frais de déplacement, restaurant et hôtel.

Fiches de travail
Les fiches de travail sont essentiellement à destination des sous-traitants. Il s’agit de fiches suiveuses que le sous-traitant doit remplir durant son intervention et permettant la mise à jour du dossier.

Editions

• Prévisionnel financier du projet
• Etat additionnant les coûts et prix des tâches/étapes. Cet état permet aux commerciaux d’établir une offre chiffrée au client.
• Edition du diagramme de Gantt
• Edition du temps passé
• Liste des lignes de temps passés du projet
• Bilan financier du projet
• Comparatif estimatif et réel. Cet état permet de visionner la marge dégagée par le projet.
• Synthèse des projets

Imports / Exports
Il est prévu une importation des clients depuis un logiciel de gestion ainsi qu’une exportation vers le logiciel Microsoft Project.