Etudes et mis en œuvre
Un projet de déploiement n’est pas purement informatique, une nouvelle solution logicielle a un impact sur les processus de l’entreprise et donc sur le quotidien des utilisateurs. Cette nouvelle solution logicielle est découpée en phases et chacune de ces phases fait appel à des compétences spécifiques :
- Préparation et cadrage (calcul du ROI dans le cadre du business case)
- Définition du besoin fonctionnel (reprise des règles de gestion, formalisation des spécifications)
- Développement et programmation technique du projet
- Formation et assistance des usagers
- Installation de la nouvelle solution
Même si ces étapes de réalisation sont essentielles à tout projet, chaque projet est unique. C’est pourquoi il faudra prendre en compte :
- La mise en œuvre variable : la faisabilité technique face à l’architecture logique, le projet doit-il être mené de façon centralisée ou décentralisée, à quelle échelle est-il pensé : international, multi pays,… ?
- Inconvénients : évaluation des risques sur le plan organisationnel, technologique, fonctionnel ainsi que de la méthodologie d’analyse.
Après la prise en compte et l’établissement de ces variables, il est nécessaire de définir les objectifs du système afin de pouvoir organiser rigoureusement le projet. Ces objectifs seront ainsi définis par un ensemble d’experts d’après des études mesurant l’impact ainsi que les écarts potentiels. Les conditions de validation de ces objectifs seront quant à eux, définis par la direction. Enfin, il est important de penser aux futures évolutions du projet ainsi qu’à la pérennité de ces objectifs.
En outre, en dehors de la planification du projet, il est primordial de déterminer l’équipe qui sera en charge du projet. C’est lors de leur première réunion que les intervenants détermineront leur rôle (propriétaire du processus, utilisateurs clés, clients finaux, et Directeur des Systèmes d’Information), les limites de leur responsabilité dans le projet, ainsi que les canaux de communication. La confiance des membres en leur équipe est une étape clé, car celle-ci permet d’y instaurer une unité.
Dans un projet, les acteurs qui définiront les objectifs ne devront pas être les mêmes que ceux qui le réaliseront. Ainsi maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage ne doivent pas être assimilées. En effet, le risque pour les gestionnaires d’un ERP est de reprendre les solutions qui avaient déjà été apportées antérieurement au projet, afin de garantir la date de déploiement.
Il est donc souhaitable de procéder distinctement, mais de façon parallèle, à :
- La réalisation des gains grâce à la mutation d’organisation et de processus dans l’entreprise.
- A la maîtrise des coûts et des délais du budget.
Pour que ces deux réalisations soient menées efficacement dans le même temps, il convient de mettre en relation les informations. Ainsi, avoir connaissance de toutes les modifications des processus de l’entreprise, facilite la prise de décisions structurantes pour le paramétrage de la nouvelle solution logicielle. De même, la mise en place d’un planning ainsi que l’intégration de ces points structurants dans le processus de décision, permet de développer la démarche de conception du projet.
Cette mise en parallèle a de nombreux avantages :
- Réalisation de gains et développement du projet tout en répartissant de façon optimale la prise de risque.
- Adapter ses efforts au type de problème soulevé : pour les problématiques standards il est aisé de partir de la solution logicielle de base, tandis que pour une problématique plus difficile, liée à l’entreprise ou en termes de faisabilité, il est conseillé de pousser ses investigations au-delà de de la solution logicielle.
- Concernant ces problématiques plus compliquées, le planning de décision et d’implantation est mis en place sans poser de contraintes à celui de la solution logicielle.
- Donner davantage de responsabilités à la maîtrise d’œuvre et d’ouvrage, basées sur des enjeux définis, précis et audacieux.
