FOLD TRACKER : Gestion d’archives

Le terme archives a une triple signification. Il désigne :

• les documents qu’on créé dans le cadre de son activité et qu’on conserve pour pouvoir s’y reporter un jour, notamment à des fins de preuve.
• les services et institutions qui les collectent, les classent, les conservent et les communiquent.
• les locaux où ils sont conservés.

Les archives sont généralement utilitaires et conservées le temps qu’elles gardent leur fonction d’archives courantes ou intermédiaires. Une fois leur durée d’utilité administrative et juridique échue, celles-ci sont détruites. Leur gestion est confiée à des services de logistique interne, éventuellement renforcés par des sous-traitants externes.

La difficulté récurrente est de retrouver un dossier parmi des dizaines de mètre cube d’autres dossiers.

Application de gestion d’archives
Notre application permet de localiser et de tracer physiquement les nombreux (plusieurs milliers) dossiers. L’outil est simple et rapide à utiliser, l’objectif étant un gain de temps.

Concepts de la solution proposée
Chaque nouveau dossier ou chaque dossier pris dans les archives est marqué à l’aide d’une étiquette code-barres intégrant le numéro et du nom du dossier (identifiant unique).

Une seconde application fonctionne en tâche de fond sur le serveur et gère une imprimante spécifique code-barres. Les postes utilisateurs sont équipés d’un lecteur code-barres. A chaque prise en charge d’un dossier, le collaborateur enregistre le numéro de dossier depuis son poste, au clavier ou à l’aide du lecteur code-barres.

Ce dossier lui est alors «affecté» jusqu’à la prise en charge de celui-ci par un autre collaborateur, son rangement dans une armoire ou classeur, ou son retour aux archives. Chaque utilisateur, chaque lieu possible de rangement, sont identifiés individuellement par un code.

Ce procédé permet à n’importe quel moment :

• de savoir ou se trouve «physiquement» un dossier
• de savoir qui a été le dernier à prendre en main un dossier
• d’établir des listes «d’inventaire» avec emplacement des dossiers sortis des archives
• de tracer le parcours d’un dossier depuis sa sortie des archives ou sa création (main courante)